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『建築家が、もっと賢くしかも楽に働くための21の方法』

伊藤道子さんの翻訳により、アーキテクトがより賢く時間を使うためのヒントが日本語で読むことができます。どうぞシェアをしてご活用くださいませ。
伊藤さん改めてありがとうございました。

『建築家が、もっと賢くしかも楽に働くための21の方法』

 建築家は、日々、多くの障害物と困難に悩まされながら業務をこなしている。
例えばマネージングクライアンツ、共同設計者、請負業者らとのやり取り、最新のソフトウェアと技術に対応するための絶え間ないアップデート作業、プランニングの設計図を描き、書類を作成し、その合間に何かのデザイン業務が加わることすらある。ArchSmarter社が最初に公開したこの投稿は、建築家の生産性を最大限にして、不必要な仕事を最小限にする21のヒントを提供している。

プロジェクトのスケジュールは短くなる一方だ。建築物は複雑さを増している。私たちはすでにかなりのハードワークをこなしているのに、一日は24時間しかない。建築家にとって、もっと賢く、もっと楽に働くことは必須だ。効果と効率を最大限にするにはどうすればいいだろう?増加する一方の情報をうまく扱うには?より良く、そしてより早くデザインするには?

これらはそのための21の方法だ。

《作業を計画する》

1. “効果的”と“効率的”の違いを理解しよう。効果的というのは、正しいことをすることだ。効率的というのは正しい方法ですることだ。双方が重要だが、正しい方法でする前に、正しいことをしなければならない。そして、この二つを結びつけることで、もっと賢く楽に働けるようになる。

2. 80:20の原理を忘れないこと。あなたの全労力のうち、わずか20%の労力から80%の結果が生まれている。労力にではなく、結果に焦点を当てなさい。長時間働いたからといって、それと見合うだけの素晴らしい結果がいつも出るとは限らない。

3. あなたの作業プロセスの骨格を作りなさい。確かに、全てのプロジェクトは全く異なる。しかし、各プロジェクトにおける作業内容と節目自体はかなり似ている。プロセスの骨格を決めることで、省けるステップを見付けやすくなるし、プロセス自体をもっと効率的なものにしやすくなる。マインドマップを使うと良い。素晴らしいツールだ。

4. チェックリストを使おう。プロジェクト管理用ソフトウェアの多くは、チェックリストとto-do-listを作れるようになっている。一度プロセスの骨格を作ってしまえば、プロジェクトの各段階におけるチェックリストが作れる。決まって提出する書類や物はなに? 決まって出くわすことになる問題はなに?しょっちゅう見落とすものはなに?Atul Gawande氏の著書「The Checklist Manifesto, for practical advice on creating and managing checklists」が参考になる。

《時間に焦点を当てる》

5. 時間とは、作り出すことも保管することもできない唯一の資源だ。私達の最も貴重な生活必需品だ。あなたの時間をしっかり守り、効果的につかうこと。これ以上大切なことはない。

6. まず初めに、大きな岩を時間という瓶に詰めよう。

7. これまでより短い時間で働くことにチャレンジしよう。そうすると、一番大切な仕事に集中せざるをえなくなる。ある調査によれば、週40時間を超える仕事は確実に非生産的だそうだ。

8. 時間の記録をつけよう。(特別な週ではなく)普通の1週間に、どういう風に時間を使ったか、経過を記録すること。単なる勤務時間シートではなくて、詳細に書くことが大切だ。勤務日にしたすべてのことを書くわけだから、クライアント宛ての電子メールを書いたことや、ネットサーフィンをしたことも記録する。丸々1週間これをやると、あなたの手元には、あなたの時間がどのように過ぎているのかが表れた図が残っている。

9. カエルを食べよう。マーク・トエインは言った。「朝起きて最初に、生きたカエルを食べておけば、それ以上悪いことはその日は起こらないさ」出勤したら、朝に一番やりたくないことにこそ果敢に取り組もう。それが済んでしまえば、とても楽しい気持ちで他の仕事に移ることができる。

10. 関連した仕事は、まとめてしまおう。複数のプロジェクトを同時進行させているなら、類似した仕事は、一連の作業としてやってしまおう。プロジェクトからプロジェクトへと飛び移ったりしないで。1種類の仕事に集中することで、時間とエネルギーを節約できる。

11. フロー状態を作り出そう。建築家として(或いはデザイナーとして)私達が遂行する高価値の仕事には、非常に多くの時間を要する。私達は、一つの問題についてさえ、完璧に理解できるまで真剣に没頭する必要がある。フロー状態は、最高にクリエイティブな仕事のやり方だ。
 (訳注:フロー状態とは、そのときしていることに完全に没入し集中している精神的な状態をいう。)

《情報を管理する》

12. ミーティングは最小限に抑えよう。スケジュールに入れる前に、自問してみよう。「このミーティングは何のためにやるんだ?本当に必要か?開催する目的は?」ミーティングが多くても仕事を減らすことには繋がらない。議題一覧を作って、ミーティングの目的と、その望ましい成果を明確にしよう。出席者は最小限に留め、終了時間も決めよう。プロジェクトチームとして定期的にミーティングをする必要があるなら、立ったまま行おう。

13. 受信メールが自動的に適当なフォルダに入るよう、メッセージフィルターを設定しよう。私はサンダーバードを使っている。そして、“unsubscribe(非表示)”という単語で振り分けられるようフィルターを設定している。この語を含む受信メールは、ニュースレターやメーリングリストの類であることが多いからだ。クライアントや同僚からの緊急連絡ではない。サンダーバードは、こうしたメールを“Read Later(後閲)”フォルダに移動してくれる。このお蔭で、私の受信ボックスはかなり扱いやすくなった。多くのプロジェクトに関わっているならば、メールアドレスを使ってフィルターを設定すると良い。

14. 電子メールをチェックしてはいけない。処理しなさい。

15. コンピューターと携帯電話の電子メール通知機能をオフにしなさい。気を散らすための仕掛けのようなものだ。まるでもっと知る必要があるかのように仕掛けてくる。

《自分のツールを知る》

16. あなたのツールボックスには何が入っているだろう?毎日のように使用しているツール(物理的な物とデジタルな物)を一覧にしてみよう。ツール一覧の例をチェックして、あなたの仕事に必要なそれぞれのツールと比べてみよう。その仕事にベストなツールを使っているだろうか?巨大なツールボックスに埃をかぶったツールを沢山入れているより、実際に使い方を知っているツールがいくつかある方がずっと良い。

17. あなたが正式なソフトウェア研修を最後に受けたのはいつだろうか?もし私と同じなら、ソフトウェアを選んで学習したのは、かなり前のはずだ。私達が古いやり方のまま進歩せずに止まってしまっていることこそが問題だ。とりわけ、日常的に使えるプログラムを使えないでいるとしたら、だ。だから私は、建築家のためのエクセルシリーズを学ぶことにした。自分がエクセルの進んだ使用方法を知らないことを認め、学ぶことにしたのだ。

18. キーボードのショートカットを活用しよう。たいていのプログラムで、コマンドのショートカットをキーボードに割り当てている。いくつかクリックするだけになるから、一日を通じれば、多くの時間を節約することができる。

《反復作業を自動化する》

19. テンプレートを作ろう。あなたは同じような電子メールを頻繁に送るだろうか?テンプレートとしてコピーを保存しておこう。一つのプロジェクトで使用した書類を次のプロジェクトでも使用するだろうか?テンプレートとしてコピーを保存しておこう。同じことがCADでもBIMでも言える。あなたの使うスタンダードなシートや詳細を全て入れたBIMファイルのテンプレートを作ろう。凄い量の時間を節約できるし、書類を定形化することでエラーを減らすこともできる。全てを再利用しよう。

20. あなたが作業する内容に合わせてツールをカスタマイズしよう。今のソフトウェアは、ほとんどがフレキシブルだ。API (Application Programming Interface)を使えば、ソフトウェアをカスタマイズすることができる。少々きつい仕事だし、少々プログラミング技術が必要だが、あなたのソフトウェアの中身を検査して、より良く、より早くすることができる。

21. 反復作業を自動化するために、マクロを使おう。コンピューターができるというのに、なぜ単調で辛い仕事をあなたがする必要があるのだろう?もちろんプログラミングは必要だが、少しばかりの投資であなたの技能を磨けば、その後はずっと、膨大な時間を節減できるのだから。その作業をする回数が多ければ多いほど、節約できる時間も膨らむ。私の無料Revitマクロをこことここでチェックすることができる。

《最後にひとつだけ》

楽しむことを忘れないでほしい。私達をこの職業に就かせたのは、デザインすることと建築することへの愛だ。ある調査によると、仕事において遊びの感覚を持ち続けることが、能力を最大限に引き出すには不可欠だという。私達の仕事は全てが楽しいわけじゃない。でも、創造的で広い心で仕事に取組み、無駄にハードに働かないで賢く働けば、もっと良い結果と満足感を得ることができるんだ。

ArchSmarter社は、コネチカット州ミドルタウン在住の建築家マイケル・キルケリーによって2014年に創設された。生産性、ソフトウェアのカスタマイズ、製品レビューに関する膨大な情報を提供することで、建築家とデザイナーの業務改善に貢献している。

訳注:
これは下記のサイトを翻訳したものです。文中の下線部をサイト内でクリックすると詳細な内容にリンクしています。

http://www.archdaily.com/608518/21-ways-architects-can-work-smarter-not-harder/

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